KSEROWANIE DOKUMENTÓW A OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Pytanie:

Czy można kserować dokumenty pracowników, takie jak dowód osobisty? Ksero dowodu dołączamy

zawsze do akt osobowych pracowników, ale zastanawiam się, czy słusznie.

Podstawa prawna:

 ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 922),

 ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).

Odpowiedź:

Pracodawca ma prawo żądać od pracownika okazania dowodu osobistego, ale jedynie do wglądu, np.

w celu poświadczenia zgodności danych. Nieuzasadnione jest jednak przetrzymywanie w aktach

ksera dowodu, ponieważ dokument ten zawiera dane takie jak zdjęcie lub miejsce urodzenia, które

nie są wymienione w art. 22. 1 k.p.

Przechowywanie ksera dowodu osobistego jest możliwe tylko w sytuacji, gdy dokona się anonimizacji

części danych, np. poprzez zamalowanie markerem, i pozostawienie tylko tych danych, których

pracodawca może żądać na mocy art. 22. 1 k.p.

ORYGINAŁ DOKUMENTU POTWIERDZAJĄCEGO WYKSZTAŁCENIE

Pytanie:

Czy mogę poprosić nowo przyjętego pracownika o dostarczenie oryginału dyplomu ukończenia

studiów, który potwierdzałby zdobyte przez niego wykształcenie, czy jest to niezgodne z prawem?

Podstawa prawna:

 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu

prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 894).

Odpowiedź:

Jak najbardziej można poprosić pracownika o dostarczenie różnego rodzaju dyplomów czy

certyfikatów, które potwierdzałyby wykształcenie i kwalifikacje. Jest to nawet konieczne, bowiem

zatrudniając daną osobę w szkole czy przedszkolu, musimy mieć pewność, że posiada odpowiednie

kwalifikacje wymagane na danym stanowisku (i nie chodzi tu jedynie o nauczycieli, ale również

o niektórych pracowników niepedagogicznych).

Należy jednak pamiętać o tym, by po zapoznaniu się z dokumentem oryginał zwrócić właścicielowi –

jest to konieczne, bowiem oryginał jest własnością danej osoby i nie można go pozostawić w miejscu

pracy. W aktach osobowych pracownika może pozostać w zamian za to jedynie odpis lub ksero.

Ireneusz Wołodko

Interpretacja nie podlega zaskarżeniu, ponieważ nie ma mocy prawnej.